[직장인의 글쓰기] 보고서 잘쓰는 방법; 보고서 작성의 비급

[기획자의 글쓰기] 보고서 잘쓰는 방법; 보고서 작성의 비급
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잘된 보고서란 무엇일까

잘 쓴 보고서의 특징
1. 예리하다: 문제의 핵심을 정확히 진단, 분석하고 합리적인 대안을 제시
2. 시원스럽다: 전체적으로 체계적이고 깔끔하며 논리적 일관성이 있음
3. 정확하다: 사실관계가 명확하고 내용전반이 객관적이고 중립적임
4. 힘이 넘친다: 처음부터 끝까지 자신감과 가치관, 방향이 살아있음
5. 쉽고 편안하다: 대화하듯이 막힘이 없음
6. 변화감이 있고 재미있다: 변화를 주고 있고 사례, 통계 비유 등을 통해 재미있게 구성
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잘못된 보고서?
잘 못 쓴 보고서의 특징
1. 초점이 흐리다: 읽을수록 문제가 복잡해지거나 판단을 어렵게 함
2. 골치가 아프다: 산만하고 난해하며 일정한 지향성이 없음
3. 알맹이가 없다: 문제의 핵심을 파악하지 못하거나 시원스런 결론이 없음
4. 읽을 때 짜증이 난다: 보고서를 읽을수록 미궁 속에 빠지며, 기대했던 결론에서 벗어남
5. 도대체 성의가 없다: 최선을 다한 느낌이 들지 않음

[기획자의 글쓰기] 보고서 잘쓰는 방법; 보고서 작성의 비급
보고서 잘쓰는 방법: 보고서 작성의 비급 2
무협지의 비급은 없다. 그러나 요령은 있다

1. 보고서 작성의 3S 원칙
- Speed: 속도, 타이밍
- Sexy: 표현, 무구, 칼라, 통계, 사례, 변화, 워드 등
- Smart: 논리, 체계
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2. 보고서 작성에 자신감을 가지자
- 내가 어려우면 남도 어렵다, 자부심, 시작이 반이다.
- 잘된 보고서 많이 읽기, 주변 지식을 넓히기
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3. 글의 고객이 누구인지 잘 생각하자
- 누가 내 보고서를 읽을 것인가? 
- 보고서의 최종 수요자의 입장에서 검토 (스타일, 성격, 용도)
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보고서 잘쓰는 방법: 보고서 작성의 비급 2
1. 이슈를 정확히 추출하고 전달하려는 메시지를 분명히 하자
2. 명료한 보고서를 만들자
- 한 문장에 두개 이상의 메시지를 담지 말 것
- 한 문장이 3줄 이상을 넘지 말 것
- 고등학생이 알 수 있도록 쉽게 쓸 것
- 지금 쓴 용어가 정확한지 끊임없이 회의할 것
- 비슷한 내용의 반복은 피할 것
- 수동태보다 능동태를 사용할 것
- 문장의 구성이 논리적 순서에 맞는지 점검할 것
- 주장에는 반드시 구체적인 근거를 들 것


보고서 잘쓰는 방법: 보고서 작성의 비급 3
1. 오버하지 말자
- 과장, 축소, 은폐하거나 한쪽 면만을 부각시키지 말 것
* 오버한 보고서는 일시적으로 상사의 입맛을 충족시킬지 몰라도 궁극적으로 판단의 오류를 가져와 최초 작성자가 책임짐
- 객관성과 중립성을 유지할 것
2. 여러 사람 이야기를 듣자
- 어려운 보고서일수록 주변 동료, 전문가들의 이야기를 듣는 것이 필요
- 본인이 골치 아프고 어렵게 생각하는 것도 너무나 쉽게 해법을 제시하는 사람들이 있음
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[기획자의 글쓰기] 보고서 잘쓰는 방법; 보고서 작성의 비급3 
보고서의 원칙

1. 간결성의 원칙
- 한 문장은 평균 20~40자 정도

2. 목적성의 원칙
- 목적이 분명해야 함
- 글쓰기 요령: 글의 목적, 주제와 주장, 근거와 방법, 증명, 주제와 주장을 다시 한번 강조

3. 핵심 내용의 원칙
- 신문기사의 제목과 같은 것, 핵심 내용만으로 논리적으로 구성
- 하향식 접근방법 (중복 제거, 처음부터 상세하게 되지 않도록 함)

4. 실용성의 원칙
- 활용가치가 높은 보고서, 상사가 지시한 사항을 잘 파악, 상사가 생각하는 수준 이상으로 생각
* 적절치: 상사가 생각하는 것에 부가가치를 더해준다는 생각으로 작성

5. 명확성의 원칙
- 구체적인 용어 사용, 일목요연하게 작성, 문장을 짧게 작성, 중요하거나 강조할 부분은 눈에 띄게 처리
- 통일성, 일관성, 구체성에 의해 글을 검토하고 수정

6. 용이성(편이성)의 원칙
- 쉽게 써야 한다, 알기 쉽게 써야 한다.
- 전문용어는 용어 설명을 괄호 안에 반드시 표기
- 잘 쓰는 사람일수록 쉽게 쓴다.

7. 포괄성의 원칙
- 보고서는 가능한 모든 것을 포괄, 국내 및 국외 자료
- 보고서를 읽고 궁금증이 없도록 작성
- 보고를 받는 자가 보고자에게 무엇을 물어볼 것인지 사전에 연습하고, 질문이 없도록 작성

8. 객관성의 원칙
- 객관적인 숫자로 표기하거나 실제 경험 사례 제시
- 객관성이 약한 논리를 사용하지 않도록 주의 

9. 논리성의 원칙
- 보고서는 논리가 있어야 하고, 논리적 모순이 없어야 함
- 배경지식은 문장을 논리적으로 전개하는 데 도움

10. 일관성의 원칙
- 단어 사용의 일관성, 논리전개의 일관성 유의

11. 중복을 피하는 원칙
- 동일한 단어 반복 배제 

12. 정확성의 원칙
- 내용 및 형식, 어문규범, 법령제명 띄어쓰기, 통계숫자

13. 수정의 원칙​
- 자신이 작성한 보고서를 끊임없이 수정작업을 거칠 때 충실해짐
- 미사여구, 형용사 등 사용억제, 수동적인 동사나 명사 사용 배제 

14, 반복점거의 원칙
- 추가할 부분, 빠진 부분, 잘못된 부분을 찾을 수 있음

15. 오류찾기의 원칙
- 중요 보고서는 동료직원, 외부전문가에 의뢰, 오류를 찾고 수정
- 논리 흐름의 일관성 등에 전문가 투입

16. 예술성의 원칙
- 내용도 중요하지만 형식도 중요: 보기좋은 떡이 먹기도 좋다
- 도표나 그래프나 그림을 사용하여 이해를 돕되 지나치면 안됨

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보고서 작성시 유의사항 
1. 바르게 쓴다.
- 내용, 설명, 기록이 틀리지 않고 필요한 내용이 빠지지 않도록
- 문장부호, 용어를 정확하게 사용

2. 명확하게 쓴다
- 6하원칙을 적용
- 구체적이고 개별적인 표현: 생산이 증가 à 생산이 25% 증가
- 적극적인 표현: 목표가 달성되도록 노력 à 노력하여 목표를 달성

3. 이해가 빠른 글을 쓴다
- 문장은 짧게 개조식, 단 보고서에 따라 서술형을 가미
- 가급적 결론을 먼저, 그 다음에 이유를 기술
- 한 문장 한 뜻의 짧은 글로 표현

4. 쉬운 글로 쓴다
- 읽기 쉽고 알기 쉬운 말로 어구의 표현을 간략하게
예) 검사를 실시한다 -> 검사한다
~에 해단한다 할 수 있으므로 -> 에 해당되므로

5. 효율성이 있는 글을 쓴다
- 반복적인 업무는 표준 기안문 활용, 서식을 통일, 문자를 부호화

6. 호감이 가는 성실성이 있는 글을 쓴다.
- 성의있게 작성된 문서, 과장되지 말고 진실하게 표현, 적절한 경어 사용, 존중하는 부드러운 표현
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보고서를 쓰면서 범하기 쉬운 오류들
1. 보고서를 보면 볼수록 궁금하다
- 정보가 너무 적어 적절한 판단이나 조치가 불가능
- 추진경과에 논의일정만 간략히 기록 (쟁점 및 조정사항 파악불가)
- 현황과 대책이 어떻게 마련되었는지 과정이 없음

2. 보고서를 읽고 이해하는데 하세월
- 장황하고 초점이 분산되어 읽는데 시간을 빼앗는 보고서
- 연구결과 보고서처럼 내용이 너무 많고 사례와 대책이 혼합되어 초점을 분산

3. 2%가 부족하다
- 배경, 원인, 효과, 활용방안 등에 대한 다각적 분석 부족
- 정책에 대한 근본적인 문제의식이 없음

4. 보고서를 읽고나서 무엇을 해야 할지 알 수 없다
- 보고서를 읽는 사람에 대한 주문사항이 명확하지 않음

5. 보고서의 기본형식을 갖추지 않았다.
- 문서전체의 체계와 제목, 내용이 분명치 못함
- 제목, 작성자, 날짜 등 문서의 기본사항을 생략한 경우도 많음


[기획자의 글쓰기] 보고서 잘쓰는 방법; 보고서 작성의 비급
보고서 요약의 핵심
요약보고서: 내용이 긴 보고서는 요약의 역할이 크다

Executive Summary
1. 문제점이나 목적을 명확히 한다.
2. 가장 중요한 사항을 뽑아내 정리해 둔다.
3. 주제어(키워드)를 추출한다.
4. 단락을 나누고 표제어를 붙인다.
5. 적어도 5p 이상의 본문에는 요약을 붙인다.
6. 원칙적으로 설명부분은 생략한다.
7. 본문이 읽지 않아도 될 만큼 요약문을 압축적으로 작성한다.


보고서 작성의 비급, 마무리...
1. 공부에도 왕도가 없듯이 보고서 작성에도 비급은 없다
- 각자가 관심과 열정, 끊임없는 노력
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2. 다만, 학습에도 기술, 요령이 있듯이 보고서 작성의 기본적인 원칙과 기법을 염두에 두자
- 또한 자신만의 독창적인 노하우와 아이디어를 가미하는 노력
- 조직내 최고 보고서 창작자로 변신

3. 피할 수 없으면….
- 한시도 보고서를 떠나서 살 수 없는 기획자의 운명
- 좋은 보고서 작성에 성의를 다해보자

4. 평상시 준비하자
- 좋은 보고서를 많이 읽어 보고, 나라면 어떻게 쓸까 고민

5. 정확하게 쓰자
- 전달하고자 하는 내용을 정확히
- 맞춤법, 주어, 목적어, 동사를 정확히

6. 쉽게 쓰자​
- 완성도가 높을수록 쉽다