[직장인의 글쓰기] 직장인, 이메일 잘 쓰는 꿀팁 7

직장인, 이메일 잘 쓰는 꿀팁 7

[기획자의 글쓰기] 직장인, 이메일 잘 쓰는 꿀팁
직장인의 업무는 이메일에서 시작되어서 이메일로 끝난다. 
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모든 직장인이 어제도 이메일을 보냈고, 오늘도 이메일을 보냈으며, 내일도 이메일을 보낼 것이기 때문이다. 또한 신입사원이 회사에 입사에 처음으로 하는 일도 인사 이메일이고 퇴사할 때 마지막으로 쓰는 것도 이메일이다. 요즘은 업무용 메신저 스타일의 협업툴의 사용으로 이메일을 쓸 일이 확실히 줄기는 했지만 아직도 오피셜 포맷은 이메일이다. 
많은 대기업 특히 기획쪽에서는 신입사원에게 하는 첫 교육이 보고서 쓰기도 아닌 비즈니스 이메일 쓰는 방법일 정도로 이메일 쓰기는 중요하다. 


직장인, 이메일 잘 쓰는 꿀팁
회사에 이미 잘 쓴 이메일의 예시가 있다면 반드시 참고할 것, 그러나 사내에 따로 준비된 이메일 양식이 없다면 직접 만들기 시작하자. 격식은 몇 가지 원칙을 지키기만하면 되니까.
이메일 잘 쓰는 꿀팁1, 이메일은 제목에서 이미 끝나는 게임
제목은 이메일에서 가장 중요한 부분이다. 
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제목에는 나의 소속과 용건만 적는다. 다른 것은 이메일 수산자 입장에서는 중요하지않다.
소속은 대괄호를 활용해 제목 가장 앞에 적는 것이 좋다. 외부로 보낼 때와 내부로 돌릴 때를 구별해 소속을 따로 표기한다. 외부에 나갈 때에는 회사의 이름을 적으면 되고 내부용은 소속 부서만 적는다

외부용: [S커뮤니케이션], [L 기획]
내부용: [기획팀], [마케팅팀]

소속 다음에는 이메일을 보낸 용건을 간략하게 적는다.
이메일 수신자가 용건을 한눈에 파악할 수 있도록 짧게 적는다. 인사를 써야한다면 최대한 짧게 ‘안녕하세요’ 정도로 하면 좋다. 

[S 커뮤니케이션] 신제품 출시: 새로운 SW를 소개합니다. 
[L 기획] 안녕하세요. 신규 서비스 기획서입니다. 
이메일의 제목은 소속 + 용건 30자 정도로 마무리하면 된다. 이보다 길어지면 수신자 입장에서는 한눈에 용건 파악이 어려워진다. 

또한 긴급한 공지나 반드시 읽어야하는 사항 등이 있다면 대괄호를 이용하여 [긴급], [필독], [회신요망] 등 분류를 해서 보내는 것도 좋은 방법이다. 


이메일 잘 쓰는 꿀팁2, 인사
내용의 시작은 인사 
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인사를 할 때에는 '안녕하세요'라는 인사와 함께 이메일을 받는 상대방의 이름과 직위를 언급하는 것이 좋다. 상대방의 이름과 직위를 언급함으로써 상대방은 '이메일을 보낸 사람이 나에게 많은 관심을 가지고 있구나'라고 느낄 수 있다. 이것은 사내로 보내든 사외로 보내든 반드시 지켜야할 격식이다. 인사 다음에는 보낸이의 이름, 소속, 직위를 언급하면서 서두를 마무리하면 된다.
안녕하세요. XX 상무님. 
S 커뮤니케이션의 AAA 차장입니다.
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이메일 잘 쓰는 꿀팁3, 내용
내용은 두괄식으로 작성 
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중요한 내용이 가장 먼저 나와야한다. 
이메일을 보낸 용건을 한 문장으로 축약해서 적은 후 나머지 내용을 풀어써야 한다. 간결하고 꾸밈없이 작성하는 것이 중요하다. 이메일의 내용이 길어질 경우 중간 제목을 쓰고 볼드처리해서 수신인이 글의 내용이 달라짐을 한 눈에 파악할 수 있게 하는 것이 좋다. 
무엇보다 중요한 것은 내용을 작성하면서 맞춤법에 어긋나거나 오탈자가 있어서는 안된다. 많은 오탈자는 상대방의 신뢰를 떨어뜨릴 수 있다. 이메일을 보내기 전에 귀찮더라도 반드시 내용을 재검토함으로써 오탈자를 교정해야한다. 
용건이 끝난 후 끝인사를 적는데 '감사합니다'가 보편적인 표현이다. 이외에도 각 기업마다 특징적인 인사가 있다면 대신 이용해서 쓴다. 
하지만 우리 모두가 잘 알고 있지만 버릇처럼 사용하는 '수고하십시오'는 절대 끝인사로 쓰면 안된다. 특히 수신인이 나보다 직급이 높거나 연장자라면 굉장히 무례한 표현이 된다. 

이메일 잘 쓰는 꿀팁4, 첨부파일
첨부파일은 적으면 적을 수록 좋다. 
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첨부파일을 열어보는 것도 일이기 때문에 꼭 필요한 첨부파일만 넣도록 하자. 첨부에 들어 갈 내용은 되도록 본문에 녹여 쓸 수 있어야 한다.또 용량이 큰 이미지 파일이라면 꼭 압축시켜야 한다. 
기업별로 대용량일 경우 서버에서 걸러져 이메일 자체가 수신되지 않는 경우가 있다.
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이메일 잘 쓰는 꿀팁5, 전송 
버튼을 누르기 전에 생각할 것!

아주 급한 경우를 제외하고 이메일을 작성한 후 바로 수신인에게 전송하지 말고 약간의 시간 후에 보내는 것이 좋다. 
나를 포함한 대부분의 직장인이 이메일을 보내놓고 ‘회수하기’ 신공 부리기 또는 ‘그랬어야하는데…’하는 후회를 자주하기 때문이다. 
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의외로 이 짧은 시간 동안 추가해야 할 내용, 삭제해야 할 문장들이 떠오른다. 이미 보내버린 메일을 회수하기 시작하면 나와 내가 속한 조직에 대한 신뢰의 문제가 발생할 수 있기 때문에 실수를 미연에 방지하기 위해 시간이라는 버퍼를 두자. 

이메일 잘 쓰는 꿀팁6, 이메일 서명 
하단에는 서명이 꼭!
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서명을 사용하는 이유는 수신인에게 신뢰감을 주기 위해서다. 
어느 정도의 회사에서는 자체 서명 양식을 가지고 있다. 이 양식에 맞게 수정해서 사용하된 된다. 일단은 직장 선배가 사용하는 서명을 유심하게 봐두었다 사용하면 좋고 그렇지 않다면 만들어보자. 
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서명의 내용은 명함과 동일하면 되는데 이름, 소속, 직위, 연락처, 홈페이지 및 SNS 주소, 그외 비즈니스 특이 사항이면 충분하다. 그리고 가끔 스마트 폰으로 보낼 때 서명을 잊는 경우가 있는데, 지금 이 글을 보고 있다면 바로 모바일 서명을 세팅하자!

이메일 잘 쓰는 꿀팁7, TO / CC / BCC 
받는 사람, 참조, 숨은 참조 활용법, 모두 중요하지만 가장 중요한 것은 숨은 참조 
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이메일은 받는 사람, 참조(CC), 숨은참조(BCC) 등 세 가지 형태로 상대방에게 전달할 수 있다. 세 가지 가운데 무엇으로 보내든 상대방이 전달받는 이메일 내용은 동일한데 차이를 둔 이유는 이메일을 주고받는 사람 간의 책임 소재를 명확히 하기 위함이다. 

TO (수신자)
이메일의 용건과 직접적으로 연관이 있는 사람.
직접적으로 연관이 있는 사람이란 이 이메일의 내용을 두고 답장을 주고받아야 하는 수신인을 의미하며 해당 업무의 정/부담당자가 여기에 해당한다.
CC (Cabon Copy, 참조)
이메일의 용건과 간접적으로 연관이 있는 사람.
간접적으로 연관이 있는 사람이란 이 이메일의 내용을 알아는 둬야 하지만, 답장을 주고 받을 필요는 없는 사람을 의미, 이메일 발신자의 팀원 등이 여기 해당한다. 참조인은 이메일 발신자가 여러가지 이유로 자리를 비웠을 경우 대신 수신자와 이메일을 주고받아야 하기 때문에 수신자에게 이메일 주소가 노출되어 있다.
BCC (Behind / Blind Carbon Copy, 숨은참조)
프로젝트의 최고 담당자에게 보고할 때 또는 불특정 다수에게 이메일을 보낼 때 이용하는 기능. 
숨은참조로 이메일을 보내면 이메일 발신자에게만 이메일 주소가 노출된다. 받는 사람과 참조인에게는 숨은참조로 이메일을 받은 사람이 보이지 않는다.
내부적으로는 부장이나 임원같이 업무에 직접 관여하지는 않지만, 해당 진행 사항을 알아둬야 하는 사람에게 이메일을 보낼 때에는 숨은참조를 이용한다. 회사 외부의 불특정 다수에게 이메일을 보낼 때에도 숨은참조를 이용해야 한다. 
받는 사람에는 발신자의 주소만 적고, 숨은 참조에 회사 외부인의 이메일 주소를 적으면 된다. 이렇게 보내면 이메일 수신자는 불필요한 이메일 주소 대신 이메일 발신자의 주소만 명확하게 파악할 수 있고 이는 불특정 다수에게 이메일을 보낼 때 반드시 알아둬야 할 방식이기도하다.